Présentation

SketSha : Sketch Sharing application

SketSha est une application logicielle développée par le LUCID-ULiège pour supporter la collaboration graphique. Elle permet à des interacteurs distants d’annoter et dessiner ensemble et en temps réel, à partir d'une page blanche ou sur des documents partagés.
Complétant tout dispositif d’audio ou visioconférence, SketSha offre une surface de travail interactive permettant de recréer les conditions d’une réunion autour de la même table.

Destiné aux revues de projet, SketSha est initialement prévu pour être manipulé via stylo électronique sur les dispositifs matériels des studio digitaux collaboratifs du LUCID : bureaux virtuels, pupitres collaboratifs et autre mur numérique.

Avantages

De nombreuses propositions logicielles de partage de document existent actuellement, dont beaucoup permettent des annotations. En quoi SketSha se distingue-t-elle ?

Elle offre un partage synchrone ouvert :

• qui dote tous les interacteurs connectés des mêmes capacités d'action : à tout moment chaque acteur peut agir sur ou avec le document graphique partagé ;
• qui oeuvre vraiment en temps réel : tout trait qui se dessine sur un poste est visible durant son tracé sur tous les postes distants ;
• il en est de même pour la manipulation des documents importés, qui s'opère instantanément : la page qui est déplacée, tournée ou zoomée sur un poste se déplace, tourne ou s'agrandit en même temps sur tous les postes connectés ;
• chaque page est le centre d'une surface de plus d'une centaine d'écrans, permettant d'annoter de larges documents de projet ou de multiplier les croquis d'esquisses.

En cela, SketSha apporte plusieurs valeurs ajoutées vis-à-vis des traditionnels partages d’écran, à maître unique, ou vis-à-vis des tableaux blancs virtuels, à latence et surface limitée.

SketSha Corona

Communiqué - mars 2020

Durant la période de confinement que nous connaissons, le LUCID-ULiège met SketSha à disposition des étudiants et enseignants de sa communauté. La version proposée tourne sur les dispositifs courants que sont MacOS, iPad iOS, PC et tablettes Windows.

Il s'agit d'une version ß, c'est-à-dire, une version non finalisée, ni entièrement testée. Ces conditions impliquent quelques limitations, mais qui permettent malgré tout de mettre en oeuvre de véritables collaborations graphiques distantes.
Vous trouverez ci-après les modalités d’enregistrement et de mise en oeuvre de l’application. Soyez indulgents. Profitez bien.
Bon travail collaboratif à tous !

Installation

Matériel d’interaction graphique

SketSha est conçu initialement pour être manipulé avec un stylo électronique. L’idéal est donc de connecter une tablette graphique à son poste, Mac ou PC, d’utiliser un iPad ou une tablette Windows (il n’existe pas de version Androïd actuellement).
L’utilisation d’un stylo à pointe de silicone sur un trackpad donne de bons résultats en termes de précision graphique, à condition de gérer le "clic"avec l’autre main.
Bien sûr, interagir au doigt sur trackpad ou à la souris reste possible, plutôt pour montrer et indiquer, sans évidemment constituer un moyen très efficace pour annoter.

Installer SketSha sur MacOS

Installer SketSha sur MacOS nécessite MacOS 10.13 High Sierra ou supérieur.

ATTENTION : SketSha ne fonctionne pas les nouveaux Mac (2020) n'ayant que MacOS Big Sur comme OS !

Procédure

1. Téléchargez le dmg sur votre Mac à partir du lien suivant :
   https://sketsha.be/downloads/SketSha-1.4.dmg
2. Ouvrez le fichier .dmg puis déplacez le ficher SketSha.app qu’il a généré dans votre dossier Applications.
3. Effectuez un clic droit sur ce fichier SketSha.app, puis sélectionnez "Ouvrir". Le message d’avertissement suivant apparaît : "SketSha.app ne provient pas d’un développeur identifié. Voulez-vous vraiment l’ouvrir?".
4. Sous le commentaire "Fichier téléchargé depuis lucid-cloud.be" (c’est bien nous), cliquez sur "Ouvrir".
5. A partir de ce premier lancement réussi, vous pourrez par la suite directement ouvrir l’application en double-cliquant sur l’application.

Si vous ouvrez directement SketSha.app par un double-clic la première fois, vous obtiendrez le message d’erreur suivant : "Impossible d’ouvrir SketSha.app car cette application provient d’un développeur non identifié". C’est normal étant donné que l’application n’est pas encore signée dans sa version ß. Effectuez donc le clic droit pour l’ouvrir.

Installer SketSha sur iOS

Procédure
Téléchargez SketSha depuis votre iPad Pro sur l’AppStore, à l’adresse suivante : https://apps.apple.com/tn/app/sketsha/id1436706872

Les mises à jour s’effectueront automatiquement via l’AppStore.

Limitation connue de la version ß
SketSha 1.1 fonctionne sous iOS 10 ou ultérieur.
SketSha fonctionne uniquement sur iPad Pro. L'application n’est pas entièrement opérationnelle sur iPhone, ni iPad standard (comme stipulé sur l’AppStore).
Bien qu’elle s’ouvre sur iPhone, l’interface n’a pas été prévue pour un petit écran : certaines fonctionnalités pourraient ne pas être physiquement accessibles.
Bien qu’elle tourne sur iPad standard, l’application y perd son intérêt car elle ne permet pas le mode Collaboration, se réduisant à une simple application graphique.

Installer SketSha sur Windows 64 bits

Procédure

1. Téléchargez SketSha depuis votre PC ou tablette Windows, à l’adresse suivante :
   https://sketsha.be/downloads/SketSha-1.4.exe
2. Double-cliquez sur l’exécutable.
3. Au premier lancement, une fenêtre s’ouvre qui déclare "Windows a protégé votre ordinateur".
4. Cliquez sur "Informations complémentaires". Ensuite, cliquez sur "Exécuter quand même".
5. Le pare-feu de Windows se déclenche et redemande une confirmation : "Voulez-vous autoriser cette application provenant d’un éditeur inconnu à apporter des modifications à votre ordinateur ?". Cliquez sur Oui
6. L’installateur de SketSha démarre. Cliquez sur "Install".
7. Dès que l’installation est terminée, cliquez sur "Close".
   L’application se trouve dans le répertoire : C:\Program files (x86)\SketSha\SketSha.exe

Limitation inconnue de la version ß
Nous savons que SketSha fonctionne sous Windows 10. A défaut de campagne d’évaluation étendue, nous ne savons actuellement pas quelles versions de Windows sont compatibles avec la version SketSha ß actuelle.

Limitation connue de la version ß
La police de caractère standard sous Windows apparaît actuellement de manière trop grande, perturbant la lecture des textes affichés.

Contact SketSha

Difficultés de mise en route ? Dysfonctionnements ?

Nous accueillons volontiers vos suggestions et questions, du mieux qu’on peut en ces circonstances de confinement, sur :
support.lucid @ uliege.be

Enregistrement

Dans le cadre de la mise à disposition de la version ß, la procédure d’enregistrement s’effectue en trois étapes.

Première étape
Se créer un compte via l'application Sketsha en cliquant sur "Create a new account". Vous recevrez alors un email avec un code d'activation.

Deuxième étape
Valider votre adresse email dans SketSha avec le code d’activation ; vous recevrez alors un second email vous confirmant l'activation de votre compte. Nous sommes en copie de ce deuxième email.

Troisième étape
En-déans un jour ouvrable, une license d'un an (jusqu'au 30 septembre de l'année suivante) vous sera octroyée.

Préparer votre réunion

Abordez votre rencontre comme toute réunion de travail courante : préparez vos documents et préparez vos contacts.

Préparer vos documents

Considérez les principaux conseils suivants :

• Fixez soigneusement le nombre de pages à ouvrir : pour une session courante, visez entre 10 et 20 plans, photos, croquis partagés pour tous les participants.
• Le format-cible est soit un .jpg de 75 dpi, soit une photo prise avec votre tablette, soit une copie de votre écran au format .jpg. Evitez, par exemple, les photos à haute résolution ou les fichiers Photoshop de 50 Mo/pièce. SketSha va de toute façon les "digérer" pour les fournir à chaque participant connecté selon la résolution graphique de son équipement. Le résultat ne sera donc pas meilleur en haute résolution mais le temps de distribution des documents sera significativement augmenté.
• Rangez-les dans un dossier unique pour permettre leur téléchargement en une fois par l’application.
• Les images choisies s’organiseront en une liste par ordre alphabétique. Prénommez-les donc avec un suffixe pour qu’elles se chargent dans l’ordre souhaité.

Limitation connue de la version ß
Dans sa version actuelle, SketSha permet uniquement l’importation et le partage de documents .jpg.

Préparer vos contacts

Une fois lancé, SketSha vous présente la liste de vos contacts.
Pour l'initier ou la compléter, cliquez sur "Add a contact" et introduisez le pseudo que votre correspondant vous aura indiqué. SketSha va ensuite lui envoyer une invitation. Dès que votre correspondant l'accepte, il apparait dans la liste de vos contacts à chaque ouverture.
Il en sera de même pour les invitations que vous recevrez : celui dont vous avez accepté l'invitation restera enregistré parmi vos contacts.
Pour supprimer un contact de votre liste, maintenez un clic droit (sur MacOS ou sur Windows) ou un clic long (sur tablette) sur la case d’initiales d’un contact pour faire apparaître un menu local intitulé "Remove contact".

Démarrer une collaboration

Mise en relation par audio ou visioconférence

Commencez par contacter tous les participants via votre système d’audio/ visioconférence favori.
Dès que tout le monde est présent, ouvrez tous l’application SketSha sur vos postes individuels, quels qu’ils soient. Chacun voit, parmi ses contacts, qui est connecté (carré de sélection affiché à droite du pseudo) ou non connecté ("Offline" affiché au droit du pseudo).

Désignez un initiateur de session SketSha. Celle-ci ou celui-ci ne disposera pas de droit particulier mais elle/il invitera tous les participants en même temps à partir de sa liste de contacts.
Veiller à ce que les acteurs disposant des volumes de documents à partager travaillent à partir d’un ordinateur MacOS ou Windows : l’intégration de nouveaux fichiers est en effet actuellement peu aisée ou non-opérationnelle sur iOS, sinon par prise de photos.
Dans SketSha, l’initiateur sélectionne tous les participants souhaités en cliquant sur leur carré de sélection, puis il clique sur le bouton "Start".
Chacun des participants sélectionnés reçoit alors une invitation à rejoindre la session. Cliquer sur "Join" lie son application au serveur, la fenêtre principale de SketSha s’ouvre au partage graphique.
L’initiateur charge les documents préparés, chaque interacteur complète avec les documents qu’il veut ajouter, et c’est parti !

Limitation connue de la version ß
Il n’est actuellement pas possible d’ajouter un interacteur complémentaire dans une session SketSha déjà ouverte. Il faut donc que tous les participants entrent en session graphique partagée en une fois.

Utilisation

L’interface de SketSha

L’application SketSha est simplisime !
Elle s’ouvre directement sur un page blanche quadrillée et offre trois fonctions principales :

• un plumier permettant de désigner le fonctionnement du stylo physique que vous tenez en main (ou de tout autre dispositif qui animera le curseur) ;
• un "cerf-volant" permettant de manipuler les documents au stylo ;
• un onglet ouvrant un outil de gestion du cahier des documents partagés.

1. Le plumier de SketSha
Pour choisir tout outil du plumier, il suffit de cliquer dessus :

• tout feutre pour tracer des traits épais translucides ;
• tout crayon pour tracer des traits opaques fins ;
• le crayon magique pour dessiner un trait qui disparaitra dès que la pression du crayon relâchée : il s’utilise comme geste, pour mettre en évidence des éléments graphiques lors de la discussion ;
• la gomme, dite gomme-tueuse, pour effacer en une fois l’entièreté de tout trait situé sous le passage sur celle-ci.

2. Le cerf volant
Le cerf-volant permet de manipuler le document ouvert grâce aux trois mouvements classiques : la translation, la rotation et le zoom. Pour effectuer chacun de ces mouvements, entamez-le en posant votre stylo/curseur sur l’icône correspondante et, tout en gardant la pression, en entamant le déplacement.

Chaque mouvement, translation, mise à échelle ou rotation, prend le réticule central comme point de repère : départ de la translation, centre d'homothétie pour la mise à échelle et centre de la rotation.
Les mouvements de translation et de rotation s’effectuent en déplaçant le stylo/curseur dans le plan de la page.
Le mouvement de mise à échelle s’opère en déplaçant le stylo/curseur sur l’axe vertical, vers le haut pour agrandir, vers le bas pour rapetisser.

Apparaissant au centre de votre espace de travail, le cerf-volant peut être relocalisé à tout moment en l’attrapant par son réticule central (disque rose) et en déplaçant tout en maintenant la pression. Le déplacement de votre cerf-volant est propre à votre appareil : il n'affecte pas la position des cerf-volants des interacteurs connectés.

3. L’onglet de gestion du cahier des documents partagés
Un clic sur l’onglet ouvre sur la droite le cahier des pages partagées. Son ouverture et sa manipulation n'apparaissent que sur votre appareil.
Si votre espace de travail démarre sur une feuille blanche, vous trouverez une étiquette "#1 Drawings only" qui identifie cette première page du cahier.

Un menu local composé de 4 fonctions s’affiche en bas à droite du cahier :

1) Ajouter un document au partage
A tout moment, chaque interacteur peut ajouter un document au cahier partagé en cliquant sur l’icône "+". Une fenêtre s’ouvre "Which document should I import?" qui propose 3 choix :

• "Empty sheet", pour créer une nouvelle page vierge ;
• "Image" pour importer un fichier jpg ;
• "Caméra" pour importer une photo prise instantanément à partir de la caméra de votre appareil.

Dès que l’image est sélectionnée ("Image") ou capturée ("Camera"), elle s’affiche sur une nouvelle page, en même temps qu’un panneau d’ajustement de la photo à l’aide de curseurs "Hue / Saturation / Lighness".
Appuyez sur "Finish" pour insérer l’image dans le cahier des documents partagés. Elle est alors envoyée à tous les interacteurs connectés de la session collaborative, qui la voient arriver dans l’espace de travail ouvert sur leur propre appareil.
Sinon, appuyez sur "Cancel" pour abandonner l’opération et ne pas insérer l’image dans le cahier partagé.

Vous pouvez sélectionner plusieurs fichiers .jpg en même temps afin de les charger en une fois. Chacun sera déposé dans une page du cahier en cours. Dans ce cas, il n’est cependant pas possible d’ajuster la qualité de l’image "Hue / Saturation / Lighness" avant l'importation.

Limitation connue de la version ß
L’importation d’un fichier jpg (à partir des photos contenues dans l’application Photos) n’est pas opérationnelle sur iPad Pro II.

2) Effectuer une copie d’écran
Un clic sur l’icône de l’appareil photo permet d’effectuer une copie de la page ouverte du cahier en cours.

Limitation connue de la version ß
La fonction de copie d’écran n’est pas opérationnelle dans cette version.

3) Afficher ou masquer la grille
Un clic sur l’icône du carré quadrillé affiche ou efface alternativement la grille sous-jacente à la page affichée.

4) Gérer le cahier de document
Un clic sur l’icône à roue dentée donne accès à un menu permettant de gérer le cahier de documents avec les 4 fonctions suivantes :

• "New" ouvre un nouveau cahier vierge en remplacement du cahier en cours : un avertissement vous rappelle de sauver celui-ci avant de l’écraser ;
• "Load" permet de charger un cahier précédemment sauvegardé, en remplacement du cahier en cours ;
• "Save" permet de sauvegarder le cahier en cours ;
• "Export as PDF" lance l’exportation du cahier en cours au format PDF.

Limitation connue de la version ß

• Les fonctions "Load / Save / Export as a PDF" ne s'avèrent pas opérationnelles sur tous les OS à ce stade du développement ß.
• Durant la période de mise à disposition gratuite, les sauvegardes de vos sessions ne sont pas garanties. Pour conserver le résultat graphique de vos échanges, nous vous invitons à exporter les pages en PDF ou à effectuer de simples copies d’écran de vos pages avant de quitter l’application.

Gestion de la liste des documents partagés

Chaque document importé s’inscrit à la suite de la liste des documents existants.

Limitation connue de la version ß
Il n’est actuellement pas possible de modifier l’ordre des pages dans la liste, ni de supprimer un document.

Quitter une session

Pour quitter la session graphique collaborative, quittez simplement l’application SketSha. Veillez à bien quitter et pas seulement réduire ou masquer la fenêtre de collaboration (erreur courante sur tablette).

En cas de désynchronisation

En cours de session, un appareil connecté peut se dé-synchroniser à cause d’une interruption locale du réseau ou d’une mise en veille. Concrètement, SketSha continue à fonctionner mais l’appareil ne fait plus partie de la collaboration : les traits et les mouvements de documents ne sont plus transmis de et vers cet appareil.

Limitation connue de la version ß
Il n’est pas possible d’ajouter un nouvel interlocuteur à une session qui est en cours, ni donc de ré-inviter un interlocuteur qui aurait perdu sa connexion.

Dans ce cas :

• un des interlocuteurs enregistre la session

et on redémarre :

• les participants en session quittent chacun leur application SketSha ;
• tout le monde relance SketSha, se connecte et accepte l’invitation de celui qui a sauvé la session avant de quitter.

Très rapidement, la session collaborative peut ainsi reprendre.

Confidentialité

Données personnelles

Tout logiciel de travail collaboratif partage des informations. Voici comment sont gérées les vôtres.

1) Le serveur d’identification & meeting SketSha enregistre les informations suivantes pour pouvoir vous mettre en connexion graphique avec vos interlocuteurs :

• les prénom, nom, adresse email et le mot de passe que vous avez donnés lors de votre enregistrement ;
• les identifiants des acteurs, les timestamps de connexion et déconnexion de vos séances de collaboration.

2) Un serveur virtuel de collaboration SketSha spécifique est créé pour chacune de vos réunions et s’auto-détruit immédiatement après chacune de celles-ci. Il n’enregistre donc aucune information.

3) Ni l’IP, ni l’OS de votre machine ne sont tracés sur nos serveurs.

4) Les fichiers logs de votre application SketSha (fichier reprenant la liste des actions menées durant une session) sont exclusivement enregistrés sur les machines des utilisateurs (sur MacOS dans le dossier : Documents / SketSha / logs) afin d’éventuellement aider le débogage.

Limitation connue de la version ß
Le serveur d’échange de documents CloudMedia enregistre ceux-ci temporairement : les documents y sont enregistrés, non cryptés, jusque minuit chaque jour, après quoi ils sont définitivement effacés.
Les données échangées pour la mise en connexion des postes distants, l’échange des annotations et des documents ne sont pas cryptés. Les documents circulent en clair lors des manoeuvres d’upload et de download.

Crédits

© LUCID-Université de Liège 2020

Ont contribué au développement des concepts et différentes versions de SketSha, en tant qu'informaticien, ergonome ou concepteur :
Sleiman Azar, Vincent Delfosse, Géraldine Schroyen, Cyril Lorquet, Arnaud Bonmariage, Aurélie Jeunejean, Stéphane Safin, Christelle Boulanger, Pierre Leclercq.

Le serveur CloudMedia est financé par le Fonds européen de développement régional (FEDER) dans le cadre de la programmation 2014-2020 : porte-feuille UserMEDIA, projet CloudMEDIA-ULiège.

Cette page a été créée grâce au concours d'Aurélie Jeunejean, Xaviéra Calixte et Gaëlle Baudoux. Merci à toutes / πR